Kommunens språkprofil

Kommunens klarspråkgruppe har utarbeidet en språkprofil som ble vedtatt av rådmannen 25.03.2015. Ansatte i kommunen skal formidle viktig informasjon til innbyggerne og det innebærer at vi må skrive tydelige og klare tekster som når ut til alle, og som alle kan forstå. Språkprofilen skal være et hjelpemiddel i dette arbeidet.

Bilde av forsiden av språkprofilen

  
    Steinkjer kommunes språkprofil 
     (ny forside november 2017)

 


Nedenfor viser vi noen av malene utvalget har gått gjennom.

Brukt tidligere / brukes nå Nytt forslag - Tatt i bruk
Hjemmehjelpsvedtak Hjemmehjelpsvedtak
Betalingsvedtak institusjonsopphold Betalingsvedtak institusjonsopphold
Park.kort forflytningsh. - Innvilget Park.kort forflytningsh. - Innvilget
Har ikke det gamle Park.kort forflytningsh. - Avslag bilfører
   "     "      " Park.kort forflytningsh. - Avslag passasjer
Byggesak - Tillatelse til (1) Skal ikke lages nye. De er gjennomgått tidligere.
Byggesak - Tillatelse til (2)         "                                  "
Byggesak - Foreløpig svar         "                                  "
Byggesak - Forhåndskonferanse         "                                  "
Avlastningsboligen - Vedtak innvilgelse Jobbes med ny utgave.

 

Klarspråkgruppens medlemmer

Etter lederskolesamlingen høsten 2014, hvor temaet var klarspråk og maloppsett, ble det bestemt å sette ned en gruppe som skulle arbeide med temaene innad i kommunen.

Gruppens består av representanter fra flere av avdelingene:


Vi tar gjerne imot innspill og kan bistå dersom dere ønsker at vi kan se på tekster sammen med dere. 

Hva er klarspråk? Hvorfor klarspråk?

Kommunens kommunikasjonspolitikk

Tekstbase fra KS for kommunesektoren

Skrivetips

Det viktigste først – ikke lover og paragrafer

Henvisninger til lover og paragrafer skal ikke stå i selve vedtaket. De gjør det ofte vanskelig for leseren å forstå hva som er vedtatt. Du starter med det som er viktig for leseren. Lover, forskrifter eller andre vedtak som du henviser til, skal du sette helt til slutt i brevet. Både vedtaket og fremstillingen av bakgrunnen bør være mest mulig sammenhengende. Det gjør det lettere å forstå hvorfor vedtaket ble fattet.

Ikke skriv: Med hjemmel i forurensningsloven §§ 7 og 18 (ev. 12-16), pålegges De herved å redusere forurensningen som følger av utslipp av avløpsvann fra Deres eiendom. 
Men slik: Kommunen pålegger deg å redusere forurensningen som følger av avløpsvann fra din eiendom.

På slutten av brevet skriver dere hvilke lover og hjemler som er brukt. 

Ikke skriv: Med hjemmel i lov om pasient- og brukerrettigheter § 2-1a, annet ledd, jf. lov om kommunale helse- og ..  
Men slik: Du beholder hjemmetjenesten du har fått innvilget i tidligere vedtak.

 

Unngå substantiveringer

Når vi skriver, har vi lett for å gjøre verb om til substantiver ("foreta en vurdering" i stedet for å «vurdere»). Det gjør at språket ditt blir tungt og vanskeligere å forstå. Verb er alltid best når du skal beskrive en handling. 

Ikke skriv: Gjennom prosessen med utarbeidelse av planprogram er det foretatt en vurdering av mulige geografiske områder for storhandel i hele kommunen.
Men slik: Da kommunen utarbeidet planprogrammet, vurderte vi områder for storhandel i hele kommunen.

Ikke skriv: Saken skal underlegges ny behandling. 
Men slik: Vi skal behandle saken på nytt.

 

Unngå passiv – ta ansvar i teksten

En aktiv setning gjør språket ditt klarere, og du unngår å bli misforstått. For at leseren din skal kunne handle riktig, må du få tydelig fram i teksten hvem som skal gjøre hva.

Ikke skriv: Jeg kontaktes på telefon eller e-post med forslag til møtetidspunkter. 
Men slik: Du kan ringe meg eller sende en e-post med forslag til møtetidspunkter.

Ikke skriv: Som metode for å klargjøre innholdet i kommunens tjenester benyttes serviceerklæringer.
Men slik: Kommunen utarbeider serviceerklæringer slik at innbyggerne vet hva de kan forvente.

 

Skriv muntlig og enkelt

Det er leseren som er den viktige personen. Forklar tingene enkelt og klart. Når leseren skjønner det du skriver med en gang, har du gjort jobben din.

Ikke skriv: Det bør settes i gang en mulighetsundersøkelse om framkommelighet i forhold til å fjerne Gamlebrua.
Men slik: Vi bør undersøke om trafikken flyter bedre hvis vi fjerner Gamlebrua.

Ikke skriv: Distriktets altoverskyggende utfordring er svært lav oppfyllingsprosent i forhold til plantallsbesetningen.
Men slik: Vår største utfordring er at vi har for lite folk i tjenesten

 

Vær konkret – så skjønner leseren hva du mener

Vi velger ofte abstrakte ord når vi skriver. Vi synes det ser bedre ut, og vi forplikter oss mindre i teksten. Men når du skal skrive, bør du alltid være så konkret som mulig.

Ikke skriv: Det må finnes visuell og auditiv informasjon både inne i og på utsiden av transportmiddelet.
Men slik: De reisende må få informasjon om neste holdeplass både via høyttaler og lysskilt. 

Ikke skriv: Barnehagene har to måneder til å jobbe med implementering av serviceerklæringen før den tas i bruk i forhold til foresatte. 
Men slik: Før kommunen sender serviceerklæringen til foreldrene, får barnehagene to måneder på seg til å innarbeide den.
 

Bruk ordene du og vi

Skriving er kommunikasjon mellom forfatter og leser. I teksten heter forfatteren jeg eller vi, mens leseren heter du. Uten dette personlige elementet blir teksten livløs og byråkratisk.

Ikke skriv: Før endring av staus kan finne sted, er det nødvendig med en legeundersøkelse.
Men slik: Før vi kan endre statusen din, må du undersøkes av lege. 

Ikke skriv:   Det er nødvendig med et raskt initiativ i forhold til denne problemstillingen.
Men slik: Vi må gjøre noe med dette nå.
 

Unngå gummiuttrykk – spesielt i forhold til

Du skal være forsiktig med ord som: for så vidt, som oftest, vanligvis, sannsynligvis, nesten, på en måte, liksom og du kan si at. Om du bruker mange “gummiuttrykk” virker du usikker og gjør budskapet ditt mindre klart.

Pass deg for forholdismen – i forhold til betyr sammenlignet med. Oftest kan du erstatte i forhold til med en preposisjon. Her er noen ord du kan bruke i stedet for: knyttet til, i forbindelse med, når det gjelder, med tanke på eller med henblikk på.

Ikke skriv: Det er for så vidt ikke noe i veien for at vi kan gjøre dette. 
Men slik: Dette lar seg gjøre, men det blir veldig dyrt. 

Ikke skriv: Virksomheten må ta et initiativ i forhold til å legge om rutinene. 
Men slik: Virksomheten må legge om rutinene.

 

 

 

Maler som klarspråkgruppen har gått gjennom

Film fra KS