Steinkjer kommune har i tråd med personopplysningsloven utarbeidet rutiner for å ivareta den enkeltes rett til innsyn i egne opplysninger, rutiner for behandling av personopplysninger og beskrivelser av kommunens sikkerhetstiltak. 

Innsyn 

Kommunen praktiserer merinnsyn. Dvs. at selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres offentlig eller delvis offentlig. Et dokument er ikke bare papirbasert informasjon, men i prinsippet all fysisk og elektronisk informasjon i kommunens systemer og arkiv. 

Innsyn i egne opplysninger 

Alle som er registrert i et av kommunens systemer har rett til innsyn i egne opplysninger og har rett til å få vite hvilke personregister opplysningene er lagret i, jfr. personopplysningsloven. 

Partsinnsyn 

Familiemedlemmer eller andre har rett til partsinnsyn dersom det kan dokumenteres skriftlig fullmakt fra personen det gjelder, og som for punktet over har en rett til å få vite hvor opplysninger er lagret. 

Interne dokumenter  

Du har ikke krav på innsyn i interne dokumenter, men som hovedregel skal du likevel få innsyn i saksliste eller saksdokumenter til kommunestyre eller annet kommunalt folkevalgt organ, dokumenter til/fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller kommunal revisjon, og dokumenter til/fra enheter i administrasjonen som har selvstendig avgjørelsesmyndighet for saken dokumentet gjelder. 

Kriterier/vilkår 

Krever du innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. 

Se for øvrig om Rettigheter til grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i kommunens arkivsystem. 

Pris for tjenesten 

Tjenesten er i utgangspunktet gratis, men kommunen kan kreve betalt for utskrifter, kopier og utsendelse når mengden overstiger 100 sider i en sak. Da kan det kreves en krone per ark utover 100 og betaling for hele utsendelsen. For høykvalitetskopier gjelder det egne regler. 

Søknad om innsyn i postlister og personregistre 

En offentlig postjournal er en liste over inngående og utgående post til et offentlig organ. I kommunens postliste finner du overskriften på saken og dokumentet for post siste tre måneder og navnet på avsender eller mottaker av dokumentene. Når du har funnet fram til et dokument som du vil bestille, kan du kreve innsyn, skriftlig eller muntlig. Kommunen har plikt til å hjelpe deg å finne dokumenter du bestiller og tidligere dokumenter gjennom arkivsystemet. 

Her kan du bestille direkte via postlisten. Du kan også sende en henvendelse til postmottak@steinkjer.kommune.no

Personregistre inneholder opplysninger som kan være underlagt taushetsplikt. Men det kan jfr. personopplysningsloven kreves å få følgende informasjon om en bestemt type behandling : 

a) navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant 
b) hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter 
c) formålet med behandlingen 
d) beskrivelser av hvilke typer personopplysninger som behandles 
e) hvor opplysningene er hentet fra, og 
f) om personopplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker. 

Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal den behandlingsansvarlige opplyse om: 

a) hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og 
b) sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten. 

Dette kan bestilles via kommunens postmottak. 

Retting og sletting 

Kommunen er pliktig på selvstendig grunnlag til å rette eller slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for behandlingen. Dette gjelder selv om opplysningene ikke er feilaktige eller mangelfulle, og innen rimelig tid. Jfr. personopplysningsloven har alle som er registrert i en av kommunes systemer rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller supplert, og at opplysninger kommunen ikke har adgang til å behandle blir slettet. Krav om retting eller sletting rettes til kommunens postmottak 

Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk (f.eks. regnskapsloven, arkivloven) og det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål. 

Mer om sentrale lover 

  • Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Steinkjer kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. 
  • Forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta) 
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i  kommunen. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter. 
  • Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 
  • Personopplysningsloven pålegger kommunen å gi informasjon om hvordan personopplysninger behandles, om hva som lagres og rutiner for sletting. 
  • Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)  
  • Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon. Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre. 
  • Lov om arkiv (arkivlova). 

Saksbehandlingstid 

Krav om innsyn skal avgjøres så raskt som mulig. Det betyr vanligvis samme dag eller innen 1-3 arbeidsdager. Du skal motta svar innen 30 dager. 

Behandling av personopplysninger 

Rådmannen ved informasjonssikkerhetsansvarlig er behandlingsansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for de forskjellige behandlingene er delegert. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret. 

Steinkjer kommune er ansvarlig for at alle data blir behandlet på en sikker måte med hensyn til: 

  • konfidensialitet: at data kun skal være tilgjengelig for autoriserte personer og prosesser 
  • integritet: at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige 
  • tilgjengelighet: krav til service - alle berettigede krav om tilgang til korrekt informasjon dekkes ved behov 

Kommunen skal utarbeide internkontroll som viser at oppgavene blir utført i samsvar med personopplysningsloven, og at tilstrekkelige informasjonssikkerhetstiltak er iverksatt. 

Steinkjer kommune innhenter de personopplysninger som er nødvendig for å kunne utføre oppgavene og tjenestene våre. Behandling av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende regelverk. Du blir varslet dersom vi henter inn opplysninger om deg, med mindre innsamlingen av opplysninger er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig eller er det er opplagt at du kjenner til opplysningene som varselet skal inneholde. 

Klagemulighet 

Hvis kravet ditt om innsyn i enkeltdokumenter blir avslått, skal kommunen vise til den bestemmelsen som er grunnlaget for avslaget. Kommunen skal også opplyse om klageadgangen og klagefristen. Fylkesmannen er klageinstans, men klagen skal sendes til kommunen. Du har også klagerett hvis du ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at kommunen har mottatt kravet, da dette regnes som et avslag. 

Klagen skal avgjøres så snart som mulig. I tilknytning til klagebehandlingen kan fylkesmannen også bestemme at dokumentet skal gjøres kjent helt eller delvis etter regelen om merinnsyn. 

Når klagen gjelder manglende innsyn i behandling av personregistre, kan henvendelse rettes til Datatilsynet. Se: Hvordan kan jeg klage til Datatilsynet 

Pressens offentlighetsutvalgs artikkel angående klagerett over avslag på innsyn 

Kontaktinformasjon  

E-post: postmottak@steinkjer.kommune.no, tlf. 74 16 90 00 
Informasjonssikkerhetsansvarlig: Kari Aarnes, mob. 952 63 778 
Personvernombud: Harald Kløvjan, tlf. 746 05 103


Les også informasjon fra Datatilsynet